ArticoliMYGO - NEWS

L’utilizzo di My Governance per una perfetta Compliance aziendale

L’utilizzo di My Governance per una perfetta Compliance aziendale

L’utilizzo del software My Governance consente alle direzioni HR di avere uno strumento in grado di garantire una maggiore compliance delle procedure interne rispetto agli obblighi scaturenti dalla normativa giuslavoristica sotto doversi profili.

Molto spesso, infatti, uno dei problemi apparentemente banali, ma in realtà di difficile soluzione, delle direzioni HR è come avere certezza dell’avvenuto ricevimento da parte del personale dipendente (soprattutto in realtà con molti lavoratori) di documenti aziendali in relazione ai quali è fondamentale avere prova dell’avvenuta ricezione (policy aziendali, regolamenti, ordini di servizio, informativa sulla privacy, etc..).

Alcuni esempi:

Obbligo di affissione del Codice disciplinare Aziendale

Come noto l’art. 7, comma 1, dello Statuto dei Lavoratori dispone che “Le norme disciplinari … devono essere portate a conoscenza dei lavoratori mediante affissione in luogo accessibile a tutti”.

Purtroppo, nonostante oggi ci siano tante modalità informatiche per realizzare la prescrizione normativa, la Giurisprudenza continua ad avere un approccio formalistico ritenendo che qualsiasi metodo di comunicazione utilizzato, diverso da quello previsto dalla norma, risulta essere inidoneo. Può essere in ogni caso una buona prassi aziendale quella di procedere ad un adempimento ulteriore oltre all’esposizione in luogo accessibile del Codice Disciplinare, ovvero, consegnare in via informatica il Codice a ciascun dipendente. Tale scelta aziendale enfatizzerebbe senza dubbio il rispetto da parte dell’azienda dei doveri di correttezza e buona fede nel rapporto contrattuale con il lavoratore. My Governance consente di inviare il Codice disciplinare ad ogni neo-assunto e di reinviarlo a tutta la popolazione aziendale in caso di successive modifiche ottenendo la prova dell’avvenuta ricezione e, soprattutto, dell’accettazione da parte del lavoratore, prova che potrà essere esibita qualora necessario in giudizio o in qualsiasi altra sede.

Utilizzo ai fini disciplinari delle informazioni raccolte attraverso strumenti informatici

Come noto di recente è stato modificato l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori che disciplina l’utilizzo da parte del datore di lavoro di strumenti tecnologici di controllo della prestazione lavorativa.

La riforma distingue due diverse tipologie di strumenti tecnologici: quelli installati per esigenze aziendali o per tutelare il patrimonio e dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori e gli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa o per la registrazione degli accessi e delle presenze. Per i primi resta necessaria l’autorizzazione tramite accordo sindacale o nulla osta dell’Ispettorato Territoriale del Lavoro. Per i secondi tale requisito non è richiesto. Ciò che conta ai nostri fini è, tuttavia, un altro aspetto. Il nuovo art. 4, infatti, precisa che le informazioni raccolte attraverso detti strumenti (sia i primi che i secondi) sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, e dunque soprattutto ai fini disciplinari, a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dalla normativa sulla privacy.

L’informativa al lavoratore sulle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli diventa dunque presupposto necessario per uesare le informazioni raccolte ai fini disicplinari. Grazie a My Governance le direzioni HR potranno avere la certezza e la prova dell’avvenuta accettazione da parte del lavoratore e potranno così utilizzare le informazioni raccolte attraverso gli strumenti informatici nel pieno rispetto della nuova normativa.

Esercizio del potere direttivo e disciplinare

In generale come sappiamo il datore di lavoro è titolare del potere direttivo nei confronti del lavoratore. In altre parole, è il datore di lavoro a decidere cosa il lavoratore deve fare, nel rispetto del suo inquadramento e delle sue mansioni. Se il lavoratore disattende l’ordine ricevuto tale comportamento può autorizzare l’esercizio del potere disciplinare da parte del datore di lavoro.

Gli ordini e le direttive impartite al personale possono essere trasmesse in vari modi. Spesso il veicolo utilizzato sono gli ordini di servizio e le policy aziendali. Ma come assicurarsi che il lavoratore riceve tali documenti così da potergli validamente contestare l’eventuale inadempimento? Grazie a My Governance le direzioni HR potranno avere la certezza e la prova dell’avvenuto ricevimento degli ordini di servizio o delle policy da parte dei lavoratori e, soprattutto, dell’accettazione da parte del lavoratore così da poter legittimamente contestare loro l’eventuale inadempimento alle stesse.

Pubblicità del Modello 231 (d.lgs. n. 231/2001)

Come noto, a seguito dell’entrata in vigore del D.Lgs. n. 231/2001, le imprese possono dotarsi del c.d. Modello 231. Il Modello 231 è estremamente importante per l’impresa in quanto viene adottato per permettere alle società di essere dispensate dai reati imputati ai singoli dipendenti e, mediante la sua compilazione, la società che lo sottoscrive può chiedere legittimamente l’esclusione o la limitazione della propria responsabilità derivante da uno dei reati menzionati nella norma.

Ovviamente l’operatività del Modello 231 non può prescindere dalla pubblicità dello stesso nei confronti dei suoi destinatari. Il legislatore si limita a prevedere che “l’organo dirigente” adotti e attui efficacemente “prima della comunicazione del fatto, modelli di organizzazione e di gestione idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi” (art. 6, comma 1, lett. a), D.Lgs. n. 231/2001).

“L’adozione” e “l’efficace attuazione” di un Modello 231 non può prescindere dalla sua conoscenza (o conoscibilità) da parte dei soggetti che ne sono destinatari.

Sotto questo profilo valgono le riflessioni che abbiamo sviluppato sulla pubblicità del Codice disciplinare: le sanzioni previste nel Modello 231, infatti, hanno la stessa natura “disciplinare” delle disposizioni di cui all’art. 7 dello Statuto dei lavoratori.

E dunque, pur restando l’obbligo di affissione del Modello 231 in luogo accessibile a tutti – che, attenzione, non esaurisce i doveri gravanti sul datore di lavoro tra i quali rientrano, senza dubbio, una corretta e trasparente comunicazione – My Governance consente di inviare il Modello 231 ad ogni neo-assunto e di reinviarlo a tutta la popolazione aziendale in caso di successive modifiche ottenendo la prova dell’avvenuta accettazione da parte del lavoratore, prova che potrà essere esibita qualora necessario in giudizio o in qualsiasi altra sede.