Domande Frequenti (FAQ)

Domande frequenti (F.A.Q.) - Admin

Che differenza c'è tra My Governance e My Approvals?

My Approvals è il portale al cui interno possiamo trovare le varie Soluzioni tra cui anche My Approvals.

Che differenza c'è tra i vari Admin?

L'Admin 1 ha i seguenti poteri:

  • creazione Admin 2
  • creazione rubrica
  • creazione gruppi utenti
  • creazione flussi
  • visibilità sui flussi di tutti gli Admin dell’azienda

L'Admin 2 ha i seguenti poteri:

  • creazione gruppi utenti
  • creazione flussi
  • visibilità sui soli flussi da lui creati.

L'Admin 3 ha i seguenti poteri:

  • visualizzazione e gestione delle segnalazioni Whistleblowing

L'Admin 4 ha i seguenti poteri:

  • visualizzazione delle segnalazioni Whistleblowing

A cosa corrispondono i colori visibili sui flussi?

Nella Sezione Flussi il significato è il seguente:

  • Rosso: il flusso non è ancora stato approvato da tutti
  • Verde: tutti hanno approvato il flusso
  • Giallo: il flusso è stato sospeso e nessun utente potrà più visualizzarlo
  • Nessuno: non sono stati inviati flussi da approvare.

A cosa corrispondono i colori visibili sulla rubrica?

Nella Sezione Rubrica il significato è il seguente:

  • Rosso: l'utente deve approvare ancora qualche flusso
  • Verde:l'utente ha approvato tutti i flussi
  • Giallo: l'utente è stato sospeso e non potrà più accedere nell'area riservata
  • Nessuno: non sono stati inviati flussi da approvare all'utente.

E' possibile caricare più documenti in un unico flusso?

Il nostro software è stato pensato per semplificare e velocizzare il processo approvativo rendendolo il più trasparente e semplice possibile nei confronti di chi approva. Proprio per questo, abbiamo deciso di non prevedere il caricamento multiplo.
Ovviamente, nulla vieta di  scannerizzare più documenti uno sotto l'altro, caricarli congiuntamente e creare magari delle domande ad hoc per ogni singolo documento.

E' possibile richiedere dei documenti agli utenti a cui mando un flusso in approvazione?

Si, abbiamo implementato in My Approvals questa funzionalità con il rilascio effettuato il 5 marzo 2019. Per farlo basta andare nella sezione "aggiungi domande" e, una volta deciso se rendere tale azione obbligatoria o facoltativa, posso selezionare la voce "Richiedi il caricamento di un documento"

Cosa sono i flussi Automatici?

Alla fine della creazione di un flusso, dopo aver confermato i dati inseriti e premuto il pulsante "invia", si può decidere se renderlo automatico o meno attraverso un pop-up che si aprirà ad hoc. Per flusso "automatico" si intende quel flusso che viene inviato, per l'appunto, in automatico non appena un utente confermi il proprio account a seguito dell'inserimento dello stesso in rubrica o in un determinato gruppo di utenti. E' possibile decidere, ad esempio, che tutti i nuovi utenti inseriti nel gruppo "Dipendenti" ricevano in automatico - per la loro approvazione - il codice etico, l'informativa privacy, le varie policy aziendali ecc.

Come si creano i flussi Automatici?

Alla fine della creazione del flusso, prima dell'invio dello stesso si apre un pop-up dove viene richiesto se si vuole rendere il flusso Automatico o meno.

Come si creano i flussi Automatici per gli utenti di un Gruppo specifico?

Innanzitutto, è necessario, durante lo "step 2" della creazione flusso denominato "DEFINISCI I DESTINATARI PER QUESTO FLUSSO", selezionare gli utenti tramite il pulsante "Seleziona un Gruppo" e non selezionando manualmente gli utenti. Alla fine della creazione del flusso, prima dell'invio dello stesso, si apre un pop-up dove viene richiesto se si vuole rendere il flusso Automatico o meno e, una volta selezionato si, verrà richiesto se lo si vuole rendere automatico solamente per il gruppo di utenti selezionato nello step 2.

Quanto cessa un dipendente che azione devo fare in My Approvals?

Le opzioni sono due:

1. si potrà eliminare l’utente: l’utente non potrà più accedere a My Approvals, ma lo storico per la Società resta invariato;

2. si potrà sospendere l’utente: l’utente può accedere a My Approvals e vedere tutti i propri flussi ma non riceverà più alcun flusso da parte della Società e, ovviamente, nel caso di utilizzo della e-mail aziendale non potrà recuperare la password.

Come faccio a rimuovere o eliminare un utente dalla rubrica?

Certo, basta cliccare sull'icona "cestino" in corrispondenza del nome dell'utente che si vuole eliminare.

Come faccio a sospendere un utente dalla rubrica?

Certo, basta cliccare sull'icona "play" in corrispondenza del nome dell'utente che si vuole eliminare.

E’ possibile rimuovere una colonna dalla rubrica?

Certo, basta andare nella sezione della Rubrica denominata "CAMPI E FILTRI DI RICERCA UTENTI" (menu sulla sinistra) e cliccare sull'icona "cestino" in corrispondenza del nome della colonna che si vuole eliminare.

A cosa servono i Gruppi?

Servono a identificare un certo numero di utenti ai quali si vuole inviare uno stesso flusso documentale. Ad esempio si può creare un gruppo per tutti i dipendenti della capogruppo oppure per tutti gli agenti e così via.

Come si creano i Gruppi?

Per creare un gruppo bisogna accedere alla sezione Rubrica, cliccare su "Gruppi di Utenti", e infine sul bottone in alto a sinistra "Crea Gruppo". Una volta nella sezione "Crea Gruppo" bisognerà inserire il Nome del Gruppo, selezionare gli Utenti dalla tabella denominata "UTENTI DA AGGIUNGERE AL GRUPPO" cliccare sul pulsante più, spostare gli utenti nella tabella denominata "UTENTI DEL GRUPPO" e cliccare sul bottone "Salva Gruppo" in alto a destra.

E' possibile sospendere un flusso inviato per sbaglio?

Certo, basta cliccare sull'icona "play" in corrispondenza del nome del flusso che si vuole sospendere. Attenzione se tutti hanno approvato il flusso, lo stesso non può essere sospeso. Per sospendere i flussi automatici contattateci tramite il form qui di fianco.

Hai una richiesta?

Indicare il nome della Società che ha implementato My Governance

Domande frequenti (F.A.Q.) - Utenti

Non ricordo la mia USER, come posso fare a recuperarla?

La user è sempre il suo indirizzo email.

Il software mi dice: Utente inesistente. Verificare l'indirizzo e-mail

Probabilmente nel copia / incolla sono stati inseriti degli spazi vuoti, capita spesso. Provate a digitare la vostra email anziché incollarla.

Non mi sono mai registrato su My Governance, perché ricevo vostre e-mail

My Governance è una piattaforma che viene utilizzata da varie Aziende, Studi Professionali, Professionisti per far circolare, tracciare e richiedere l'approvazione di documenti. Per capire chi l'ha inserita in My Governance verifichi il nome in calce alla e-mail ricevuta.

Non riesco ad effettuare il primo accesso, il sistema mi dice che la password è errata

Attenzione, spesso durante il "Copia Incolla" si potrebbero selezionare inconsapevolmente e quindi copiare gli spazi bianchi prima o dopo la password ricevuta.

Non riesco a cambiare la password iniziale

La password iniziale deve essere digitata rispettando il formato richiesto:

  • almeno 8 caratteri fino ad un massimo di 16
  • almeno un numero
  • almeno una lettera maiuscola
  • almeno una lettera minuscola
  • almeno una carattere speciale tra i seguenti | ! " £ $ % & / = ' ^ ; , . : _ * § ° ç # @
 Questa è una tipologia di password valida: Esempio01!

Se il problema non è la password vuol dire che il Suo account è scaduto, ossia che è passato troppo tempo prima della attivazione. Pertanto, deve procedere al reset della password di accesso cliccando su "CLICCA PER RESETTARE" a questo link https://areariservata.mygovernance.it/

Ricordi che la Sua user è sempre il suo indirizzo email.

Ho dimenticato la password di accesso

Un utente che dimentica o smarrisce la propria password può ricrearne una nuova in ogni momento cliccando sul pulsante "CLICCA PER RESETTARE" a questo link https://areariservata.mygovernance.it/

Ho fatto il reset della password ma non ho ricevuto nessuna email

Per ricevere la email con il nuovo link per cambiare la password deve attendere qualche minuto. Se non la riceve comunque provi a controllare che la email non sia finita in SPAM/JUNK.

Qualora non funzioni, vuol dire che le sue credenziali sono scadute e, pertanto, deve contattare il Soggetto che l'ha inserita in My Governance per richiedere di eliminare e poi ricreare il suo account da My Governance.

La password di accesso al sito risulta scaduta

Le password di accesso, per motivi di sicurezza sono soggette a scadenza. Qualora la Sua password non dovesse funzionare, sarà quindi sufficiente procedere al recupero della password cliccando sul pulsante "CLICCA PER RESETTARE" a questo link https://areariservata.mygovernance.it/

Ricordi che la Sua user è sempre il suo indirizzo email.

Il software mi dice che la password è errata

Probabilmente nel copia / incolla sono stati inseriti degli spazi vuoti, capita spesso. Provate a digitare la password senza copiarla.

Se il problema persiste vuol dire che il Suo account è scaduto, ossia che è passato troppo tempo prima della attivazione. Pertanto, deve procedere al reset della password di accesso cliccando su "CLICCA PER RESETTARE" a questo link https://areariservata.mygovernance.it/

Ricordi che la Sua user è sempre il suo indirizzo email.

Il mio Utente è stato Bloccato

Per questioni di sicurezza e per proteggere le vostre aziende da eventuali attacchi esterni dopo 5 tentativi errati di inserimento della password l'account viene bloccato per 30 minuti. Solo dopo i 30 minuti verrà garantita la possibilità di richiedere una nuova password.

Non ho ricevuto le credenziali di accesso

Le opzioni sono:

  1. non è mai stata inserita la Sua email in My Governance o è stato inserito un indirizzo email errato;
  2. la email con le credenziali di accesso è finita in SPAM/JUNK.

Suggeriamo di procedere in ogni caso al recupero della password cliccando sul pulsante "CLICCA PER RESETTARE" a questo link https://areariservata.mygovernance.it/ (ricordi che la Sua user è sempre il Suo l'indirizzo email).

Qualora non funzioni deve contattare il Soggetto che l'ha inserita in My Governance per richiedere di essere inserita nuovamente a sistema.

Riesco ad effettuare l'accesso ma non capisco cosa devo fare

Se ha effettuato correttamente l'accesso e non vede documenti da approvare questo vuol dire che, al momento, non è richiesta alcuna azione da parte Sua. Quando verranno inseriti dei documenti per i quali è stata richiesta la Sua approvazione Le verrà inviata una e-mail che La inviterà a collegarsi a My Governance.

Ho ricevuto le credenziali ma non vedo documenti da approvare

Una volta effettuato l'accesso con le Sue credenziali vedrà i documenti da approvare. Qualora non trovasse nella Sua area personale alcun documento vuol dire che non Le è ancora stato inviato uno.

Ho ricevuto una email che mi dice che devo approvare un documento ma non vedo alcun documento

Vuol dire che la Società probabilmente ha eliminato il documento e, pertanto, non potrà più visionarlo poiché è stato rimosso.

Come faccio ad approvare un documento

Per approvare un documento, dovrete cliccare sul titolo, leggerne il contenuto, rispondere alle eventuali domande e cliccare sul tasto “approva” contenuto nell’ultima sezione denominata “DOMANDE”. Il sistema registrerà così la Sua accettazione e verrà generato un certificato visibile sia da Lei che dalla Società che potrà essere esibito in caso di ispezioni delle Autorità.

Quando accedo visualizzo dei caratteri strani e/o non riesco a vedere i documenti

Spesso, il browser non riproduce le pagine dei siti Internet che visiti correttamente perché visualizza delle versioni non aggiornate di queste ultime. Evidentemente è un problema della memoria "cache" che viene usata dal programma per conservare i dati dei siti Internet e velocizzare il caricamento delle pagine. Per ovviare a questo problema, che è piuttosto comune e di facile risoluzione, non devi far altro che svuotare la cache del tuo navigatore costringendo così il programma a scaricare le versioni più aggiornate dei siti Internet visitati. Ogni qualvolta vengano effettuati degli aggiornamenti dei nostri software e/o aggiunte nuove funzionalità al sistema si potrebbe verificare, per tale ragione, questa problematica. La invitiamo, quindi, a svuotare la cache del Suo pc.

Come svuotare la cache dal browser

Hai bisogno di assistenza?

Indicare il nome della Società, dello Studio o del Professionista che l'ha inserita in My Governance
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