La digitalizzazione del Consiglio di Amministrazione (CdA) è una delle sfide tecnologiche che le aziende italiane stanno affrontando e noi vogliamo renderci utili.
Bisogna puntare all’eliminazione del cartaceo, questo è il nostro primo obiettivo.
Ma avere una piattaforma tecnologica evoluta che permetta di aumentare anche la sicurezza delle informazioni e il loro accesso da parte dei consiglieri è il risultato finale.
Digitalizzare vuol dire migliorare il funzionamento dei processi aziendali, ed il CdA è sicuramente uno di questi.
Ma ricordiamoci che la digitalizzazione è ovunque, e noi siamo specializzati esattamente in questo; non ci basta digitalizzare il CdA ma vogliamo digitalizzare tutti i processi aziendali. Ma, oggi, in questo articolo, ci concentreremo solo sui CdA.
Cerchiamo di capire come gestire in modo digitale le informazioni importanti di un CdA, risparmiando tempo e costi e poi procederemo con la gestione dei Comitati, dei Collegi Sindacali delle riunioni degli OdV per finire con i meeting con partner e fornitori.
Come funziona quindi un CdA digitale organizzato con My Meetings? In tre modi: digitalizzando i documenti, le riunioni e, in parte, la stessa cultura aziendale.
I documenti digitali sono più facili da condividere, da aggiornare e da proteggere rispetto a quelli cartacei. Usando uno smartphone, un pc o un tablet, ogni consigliere o membro del collegio sindacale può avere acceso a tutta documentazione e gestire non una ma infinite aziende.
Perché non le e-mail? Perché servono a comunicare le informazioni, non a gestirle!
Abbiamo creato una piattaforma dedicata che personalizza automaticamente i documenti inserendo filigrane per garantire la riservatezza e la confidenzialità dei documenti e per prevenire condivisioni non volute. Ogni documento riporta la scritta confidenziale ed il nome di chi lo sta visualizzando per sapere sempre la fonte del documento. Immaginate che qualcuno faccia uno screenshot o una foto al documento, questo renderà sempre tracciabile l’informazione.
Il software permette di far si che gli utenti possano leggere solo le informazioni a cui devono avere accesso, ottimizzando anche il loro tempo. Protegge i dati con sistemi evoluti, crittografando i documenti FE e BE e potranno essere visualzzati solamente con l’utilizzo di specifiche credenziali.
Il software, ovviamente, aiuta le segreterie societarie a essere più precisi ed efficienti, facilitando e velocizzando enormemente il lavoro.
L’organizzazione di un CdA è complessa. Si deve garantire a tutti i consiglieri una partecipazione effettiva e informata ai lavori dell’organo collegiale. Il gestore del meetings deve coordinare e guidare le attività del consiglio di amministrazione con facilità ed immediatezza. Sono tutti processi disciplinati da norme, statuti e regolamenti molto precisi. Per questo, il Presidente deve contare su un team efficiente e strumenti adeguati.
Il software per la gestione dei CdA permette di tenere agende e documenti sempre aggiornati! Ogni nuovo documento verrà taggato con una label nuova e quando si scaricheranno con un click tutti i documenti si potrà richiedere di scaricare solo quelli che ancora non sono stati visionati da chi li sta scaricando. Gli avvisi di convocazione vengono spediti automaticamente e le informazioni sono condivise su tablet, pc e smartphone in tempo reale!
C’è un controllo totale di quanto viene condiviso, discusso ed approvato. Gli archivi digitali sono sempre disponibili e i contenuti discussi in riunioni passate sono visionabili in ogni momento.
Il software porta vantaggi concreti anche nella redazione del verbale del CdA.
Si può dettare e trasformare la voce in testo. Si può usare un sistema analogo a Word per scriverlo o modificarlo. Si può anche dare accesso per le modifiche in tempo reale agli altri componenti dei CdA, e, ovviamente, salva i contenuti in tempo reale. In alternativa, si continua a usare Word e si caricano, alla fine, i Pdf definitivi che potranno essere approvati da ogni singolo membro del CdA.
Insomma abbiamo realizzato un software che si adatta ai processi aziendali e li rende più efficienti!
