Approfondimento

Cos'è la Compliance?

Con il termine compliance (o conformità normativa) si intende il rispetto, da parte di un’azienda, delle norme, dei regolamenti e degli standard a cui è soggetta: leggi, disposizioni delle autorità di settore, requisiti degli organismi di certificazione e regole interne come codici etici e di condotta.

Fare compliance non significa solo “mettersi in regola” una volta, ma dotarsi di presidi organizzativi che prevengano le violazioni nel tempo, riducendo il rischio di sanzioni, perdite economiche e danni reputazionali. È un approccio per sua natura preventivo: presidia i rischi prima che si trasformino in conseguenze.

Perché la compliance è importante

Il mancato rispetto delle regole non è soltanto un problema legale. Una sanzione, un procedimento o uno scandalo possono costare all’azienda molto più della loro conseguenza economica immediata, perché intaccano la fiducia di clienti, partner, investitori e dipendenti.
Una funzione di compliance efficace serve proprio a questo: trasformare obblighi astratti in procedure concrete che proteggono il valore e la reputazione dell’organizzazione. Negli anni la compliance è diventata anche un segnale di affidabilità: dimostrare di operare in modo conforme ed etico è oggi un elemento competitivo, non solo un dovere.

La compliance è obbligatoria?

Dipende dal settore e dalle normative applicabili. In alcuni ambiti la legge impone una funzione di compliance strutturata: è il caso storico di banche, intermediari finanziari e assicurazioni, tenuti a istituirla in base alle disposizioni delle autorità di vigilanza.

Per la maggior parte delle aziende, però, l’obbligo non riguarda l’esistenza di un ufficio compliance in quanto tale, ma il rispetto di specifiche normative che impongono adempimenti precisi. Tra le più rilevanti:

D.Lgs. 231/2001 sulla responsabilità amministrativa degli enti;
D.Lgs. 24/2023 sul whistleblowing;
GDPR sulla protezione dei dati personali;
prassi UNI/PdR 125:2022 sulla parità di genere;
D.Lgs. 81/2008 sulla sicurezza sul lavoro.

In pratica, anche senza una funzione formale, quasi ogni organizzazione fa compliance ogni giorno, rispondendo a una o più di queste discipline.

Un approccio basato sui principi

La regolamentazione in materia di compliance tende a non essere eccessivamente prescrittiva: indica principi generali, integrati dove necessario da linee guida applicative e indicazioni sulle prassi accettabili.
A guidare l’applicazione è il principio di proporzionalità: ogni azienda traduce le indicazioni normative nella propria realtà in modo commisurato alle sue dimensioni e alla sua complessità. Non esiste quindi un modello unico valido per tutti: una grande impresa e una PMI rispondono agli stessi principi, ma con presidi di intensità diversa.

L'importanza dell'indipendenza

Perché la compliance sia credibile ed efficace, deve essere indipendente. Questo si traduce in alcune condizioni concrete: uno status e un mandato formalizzati, con compiti e responsabilità chiare; un responsabile autonomo; e presidi adeguati a prevenire i conflitti di interesse, a partire da flussi informativi dedicati.
L’indipendenza è ciò che permette alla funzione di far emergere criticità anche scomode, senza pressioni e senza sovrapporsi a chi quei rischi dovrebbe gestirli in prima persona.

Il rischio di non conformità

Il rischio di non conformità è il rischio di incorrere in sanzioni giudiziarie o amministrative, perdite finanziarie rilevanti o danni reputazionali a seguito della violazione di norme imperative (leggi e regolamenti) o di autoregolamentazione (statuti, codici di condotta, codici etici).
Gestirlo significa identificarlo, valutarlo e presidiarlo prima che si concretizzi. È qui che la compliance dimostra il suo valore: non come adempimento formale, ma come strumento che riduce concretamente l’esposizione dell’azienda.

Il ruolo degli organi di vertice

La gestione del rischio di conformità non è delegabile per intero a un singolo ufficio: coinvolge gli organi di vertice. Consiglio di Amministrazione, collegio sindacale e direzione generale, ciascuno secondo le proprie competenze, sono chiamati a definire politiche e procedure di conformità, ad assicurare che il personale conosca i presidi che lo riguardano, a verificare che le regole vengano rispettate e a intervenire in caso di violazioni, garantendo flussi informativi che diano ai vertici piena consapevolezza su come il rischio viene gestito.

Il perimetro normativo

Ogni azienda deve definire il proprio perimetro di compliance: individuare cioè le norme rispetto alle quali ha la responsabilità di assicurare la conformità, tenendo conto del settore, dell’attività svolta, del modello di business, dei prodotti e servizi offerti e della tipologia di clientela.

Tra le normative che ricorrono trasversalmente in molte aziende rientrano la responsabilità amministrativa degli enti (231), il whistleblowing, la protezione dei dati personali, la sicurezza sul lavoro, la sicurezza informatica e le certificazioni di qualità ISO. Per le società quotate o appartenenti a gruppi internazionali si aggiungono normative ulteriori, legate ai mercati di riferimento.

Compliance e internal audit

La funzione di conformità si inserisce nel più ampio sistema dei controlli interni, accanto alle altre funzioni di controllo dei rischi. Il suo compito è contribuire a definire i metodi di valutazione del rischio di non conformità e individuare le procedure per prevenirlo.
Per garantirne l’imparzialità, l’adeguatezza e l’efficacia della compliance vengono sottoposte a verifica periodica da parte dell’internal audit. Proprio per questo le due funzioni restano distinte e non possono essere affidate alla stessa struttura.

Dalla teoria alla pratica

Capire cos’è la compliance è il primo passo. Il secondo è tradurla in procedure e strumenti concreti per ciascun ambito che riguarda la tua azienda: dalla gestione delle segnalazioni whistleblowing al Modello 231, dalla parità di genere alla gestione del contenzioso.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra compliance e governance?

La governance è il sistema di regole e responsabilità con cui un’azienda è diretta e controllata; la compliance è il rispetto delle norme all’interno di quel sistema. La governance definisce “chi decide e come”, la compliance assicura che le decisioni rispettino le regole applicabili.

Chi si occupa della compliance in azienda?

A seconda delle dimensioni, può esserci un compliance officer dedicato, una funzione compliance strutturata o, nelle realtà più piccole, un responsabile che cumula il ruolo con altre funzioni (spesso legale o amministrativa). L’importante è che operi in modo indipendente.

Cosa significa essere "compliant"?

Significa operare nel rispetto delle norme, dei regolamenti e degli standard applicabili, dimostrandolo con procedure, controlli e documentazione. Non è uno stato raggiunto una volta, ma una condizione da mantenere nel tempo.

Quali sono i rischi della non conformità?

Sanzioni giudiziarie o amministrative, perdite economiche e danni reputazionali. Spesso il danno d’immagine e la perdita di fiducia di clienti e partner pesano più della sanzione in sé.

La compliance riguarda solo le grandi aziende?

No. Per il principio di proporzionalità ogni azienda, anche piccola, deve rispettare le normative che la riguardano (231, whistleblowing, GDPR, sicurezza), con presidi adeguati alle proprie dimensioni.

A che punto è la tua compliance?

Compliance Radar valuta gratuitamente quanto sono maturi i tuoi processi di compliance e governance.

Valuta la tua compliance

Software

Whistleblowing conforme al D.Lgs. 24/2023

Attivo in 24h, già scelto da +2000 aziende

My Governance - Zucchetti