Un software per CdA è uno strumento per pianificare e organizzare le riunioni dei CdA, digitalizzando tutti quei processi che avverrebbero utilizzando la carta e centralizzando tutte quelle operazioni che avvengono sì, digitalmente, ma non sono implementate all’interno di un’unica applicazione.
In sintesi un software per CdA permette di organizzare riunioni in presenza e da remoto, condividere file e contenuti con i membri del CdA e gestire le presenze e le votazioni dei partecipanti.
Come sono cambiate le riunioni
Negli ultimi 30 anni è aumentata la durata e la frequenza delle riunioni. Le aziende oggi tendono ad essere meno gerarchiche e ad ascoltare più frequentemente la voce dei propri dipendenti. Negli anni ‘60 i dirigenti erano impegnati per circa 10 ore a settimana. Dal 2000 il tempo trascorso nei meeting è aumentato dall’8% al 10% annuo, ed è probabile che continui ad aumentare.
I dirigenti senior spendono in media 28 ore in riunioni ogni settimana e i quadri intermedi trascorrono 21 ore, secondo recente studio sulla gestione del tempo condotto in 17 aziende con il fornitore di analisi VoloMetrix.
Un altro aspetto che non viene sempre adeguatamente considerato è il “consumo” di spazio. Un sondaggio condotto su 11 aziende dallo studio di architettura e design HOK ha rilevato che le sale conferenze in generale sono troppo grandi: circa il 73% delle riunioni coinvolge solo da 2 a 4 persone, ma il 53% dello spazio della sala conferenze è costruito per riunioni di 7 o più persone.
Le aziende più grandi e strutturate generalmente creano decine e decine di riunioni nel corso di un anno, ma organizzare le riunioni per CdA è una necessità che riguarda ogni azienda, anche la più piccola.
A quali problemi rispondono i software per CdA
Se lasciamo che tutto rimanga così com’è, non cambierà mai nulla. In ogni azienda c’è il desiderio di progredire, di ottimizzare quanto si sta già facendo. Il problema è che molto spesso si preferisce rimandare le scelte che cambiano lo status quo. Non c’è nulla di strano, però è su questo punto che si possono distinguere due tipi di aziende: quelle che non hanno paura del cambiamento ed anzi lo vogliono sfruttare per migliorare e quelle che invece reagiscono molto tiepidamente e aspettano, con il rischio di essere meno competitive.
Utilizzare la carta per organizzare un CdA, ha ancora senso? Possiamo definire un processo ottimale, ristampare per l’ennesima volta tutti i documenti da condividere durante la riunione, solo perché è stato necessario effettuare una modifica all’ultimo momento?
Un software per CdA è pensato specificatamente per risolvere in maniera semplice ed efficace questi problemi. Una piattaforma unica e accessibile da qualunque dispositivo per rivedere l’ordine del giorno, per consultare i documenti condivisi e aggiornabili facilmente.
Oltre alla parte operativa legata all’organizzazione della riunione, è utile avere un archivio dei meeting già svolti, dei documenti e delle votazioni. I membri del consiglio di amministrazione devono poter accedere sempre alle informazioni e in modo sicuro.
Inoltre, riunioni di questa importanza devono avvenire in compliance con le normative vigenti e gli statuti societari al fine di garantire il pieno valore legale delle adunanze.
La sicurezza e la prevenzione del rischio nei CdA
La gestione cartacea di un CdA è molto meno sicura di un CdA organizzato e gestito digitalmente. In un sondaggio condotto da Thomson Reuters, su 125 dipendenti, oltre la metà ha dichiarato di aver lasciato documenti sensibili in luoghi pubblici.
Questo avviene perché c’è una sostanziale discrepanza tra una cultura della prevenzione del rischio, a cui tutti i CdA tendono, e ciò che poi avviene nel corso della vita aziendale.
Controllare in maniera efficace chi ha davvero accesso a documenti stampati è praticamente impossibile, soprattutto quando è necessario apportare modifiche poco prima dell’inizio della riunione ed è necessario ristampare nuovamente tutto.
My Meetings è il software che ottimizza le tue riunioni
My Meetings è il software per gestire: CdA, assemblee societarie, comitati, OdV e collegi sindacali.
La semplicità d’uso è uno dei punti di forza di questo strumento, se da un lato semplifica il lavoro delle segreterie, dall’altro fornisce ai membri del CdA un ambiente semplice da usare, sicuro, completo e senza inutili orpelli.
Risparmia tempo
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